Nowoczesne i przyjazne miejsce pracyCall us: +48 22 167 0000
Zarządzanie zmianą operatora lokalu gastronomicznego w obiekcie biurowym - case study Marynarska Business Park

12.12.2018 - Zmiana operatora lokalu gastronomicznego w kompleksie biurowym, w którym na co dzień pracuje ponad 2,5 tys. osób to duże wyzwanie logistyczne. Wszystkie etapy, począwszy od samego wyboru najemcy, poprzez remont restauracji, aż po jej otwarcie, muszą być planowane z myślą o komforcie osób pracujących w danej nieruchomości. Opisujemy w jaki sposób proces ten został przeprowadzony w Marynarska Business Park i co zadecydowało o wybraniu na nowego operatora  Grupy Nutri Mind, a także jak powstał koncept Meet&Eat Marynarska.


Zmiana w organizacji – niezależnie od powodu jej zaistnienia i obszaru, którego dotyczy – wymaga podejścia procesowego – wyznaczenia etapów, zadania konkretnych pytań i udzielenia na nie odpowiedzi oraz przestrzegania określonych zasad. Cały proces musi być transparenty i zrozumiały dla wszystkich, których bezpośrednio lub pośrednio dotyczy. Przykładem takiej zmiany w obiekcie biurowym jest wprowadzenie nowego operatora lokalu gastronomicznego. Jest to skomplikowane przedsięwzięcie z punktu widzenia zarządzania nieruchomością. Wymaga wcześniejszego planu oraz jego starannej realizacji i  przede wszystkim zapewnienia komfortu osobom pracującym w kompleksie. W Marynarska Business Park (MBP) cała zmiana trwała nieco ponad rok. Rozpoczęła się od identyfikacji potrzeb najemców, poprzez wybór nowego dostawcy usług, przeprowadzenie prac remontowych, ustalenie oferty, a na otwarciu lokalu skończywszy. Na wszystkich etapach kluczowa była komunikacja z najemcami, która dotyczyła zarówno samej zmiany, jak i oferty nowego lokalu.

Wybór nowego operatora lokalu gastronomicznego

W MBP proces zmiany operatora lokalu gastronomicznego rozpoczął się od szczegółowej analizy zarówno potrzeb najemców, jaki i wymagań stawianych przez właściciela obiektu – firmę Heitman, oraz jego zarządcę i wyłącznego agenta – firmę JLL. Następnie wyselekcjonowani zostali dostawcy, którzy spełniali z góry określone kryteria. Ze względu na wielkość lokalu – blisko 800 mkw., najważniejszym z nich było doświadczenie w projektowaniu rozwiązań szytych na miarę. Podczas selekcji zwracano również uwagę na takie czynniki jak: model biznesowy, oferta produktowa czy ceny posiłków. „Dla nas, jako właściciela MBP, ważna była przede wszystkim jakość serwowanego jedzenia oraz elastyczność w podejściu do potrzeb ponad 2,5 tys. osób pracujących w kompleksie” komentuje Izabela Kapil – Vice President, Portfolio Management – Europe w Heitman. Dlatego nadrzędnym celem, zgodnym z zasadami employee-wellbeing, stało się zapewnienie najemcom dostępu do różnorodnych, zdrowych i smacznych dań, a także rozszerzenie menu o propozycje śniadaniowe. Wszystkie te elementy znalazły się w ofercie Grupy Nutri Mind, która otworzyła w kompleksie pierwszą w Warszawie restaurację Meet & Eat. Firma ma bogate doświadczenie w różnych projektach – prowadzi kantyny w biurowcach, punkty gastronomiczne w centrach handlowych, restauracje w hotelach, a także posiada ofertę cateringową. Ta różnorodność propozycji operatora pozwoliła stworzyć w MBP rozwiązanie dopasowane do potrzeb wszystkich użytkowników.

Zapewnienie najemcom dostępu do oferty żywieniowej podczas zmiany

Najważniejszym elementem podczas zmiany operatora lokalu gastronomicznego w kompleksie biurowym jest zapewnienie najemcom nieprzerwanego dostępu do oferty żywieniowej. Dlatego planując remont przestrzeni pozostawionej przez poprzedniego najemcę należy minimalizować okres trwania prac. Jak mówi Marzena Zielonka, Dyrektor w Dziale Wynajmu Powierzchni Biurowych, JLL: „w przypadku Marynarska Business Park przyjęto ambitny cel 3 tygodni. W ciągu nich lokal został dostosowany do potrzeb nowego usługodawcy, a zapewnienie dostępu do świeżych posiłków na czas remontu spełnione zostało poprzez zaproszenie znanych i lubianych Foodtrucków. Skorzystanie z tego rozwiązania było możliwe dzięki sprzyjającej pogodzie oraz przestrzeni dostępnej na patio kompleksu.” Spotkało się ono z dużym zainteresowaniem wśród najemców, którzy chętnie korzystali ze zróżnicowanej oferty gastronomicznej.

Komunikacja z najemcami

„Ważnym elementem wszelkich zmian wprowadzanych w obiekcie biurowym jest wielopłaszczyznowa komunikacja. W MBP dbamy o codzienne relacje z najemcami, a o najważniejszych wydarzeniach związanych z funkcjonowaniem kompleksu informujemy ich za pośrednictwem dedykowanego newslettera” mówi Izabela Kapil – Vice President, Portfolio Management – Europe w Heitman. Na bieżąco publikowane są również informacje na facebookowym profilu biurowca. Dodatkowo przekaz ten wzmacniany jest plakatami wywieszanymi w widocznych miejscach.  Przez cały okres remontu pracownicy mogli znaleźć na nich rozkład jazdy Foodtrucków na nadchodzący tydzień. Jednak najważniejszym elementem komunikacji w tym procesie były spotkania nowego dostawcy usług z pozostałymi najemcami, w których właściciela obiektu reprezentował zarządca nieruchomości. Były one poświęcone przede wszystkim ofercie Meet&Eat oraz oczekiwaniom przyszłych klientów. Służyły również poinformowaniu najemców o przebiegu remontu. Elementem uzupełniającym cały proces komunikacji oraz tworzenia propozycji menu nowej restauracji była ankieta przeprowadzona wśród osób pracujących w kompleksie. Wzięło w niej udział ponad 1000 pracowników, którzy odpowiadali na pytania dotyczące swoich preferencji kulinarnych. Jak zaznacza Renata Waśniewska, Dyrektor Zarządzająca w grupie Nutri Mind: „W oparciu o zebrane informacje oraz uwagi najemców stworzona została bogata oferta, w której znajdziemy zarówno dania mięsne, jak i wegetariańskie oraz wegańskie. Osoby pracujące w MBP mogły również wziąć udział w konkursie na najlepszy przepis na wiosenny koktajl regeneracyjny. Zwycięskie smoothies zostały dodane do oferty lokalu.”

„Komunikacja z najemcami od zawsze była dla nas ważna. Kiedy zostaliśmy właścicielem Marynarska Business Park wprowadziliśmy rozwiązania usprawniające wymianę informacji. Najważniejszym z nich jest newsletter – Marynarska Depesza,  dzięki któremu osoby pracujące w kompleksie mają dostęp do najważniejszych wiadomości dotyczących samego biurowca, a także jego najbliższej okolicy” mówi – Izabela Kapil – Vice President, Portfolio Management – Europe w Heitman.

Proces zmiany operatora lokalu gastronomicznego w MBP przebiegł sprawnie. Dzięki doskonałemu zaplanowaniu pracy, a także wsparciu komunikacyjnemu, osobom pracującym w kompleksie zapewniony został niezbędny komfort. Wiedza na temat planowanych działań, a także możliwość zakupu ciepłego posiłku z alternatywnego źródła znacząco ułatwiły proces zmiany. Remont zakończył się zgodnie z planem i restauracja Meet & Eat została otwarta 7 maja br. Jak komentuje Izabela Kapil – Vice President, Portfolio Management – Europe w Heitman „już od pierwszego dnia cieszy się ona dużą popularnością nie tylko wśród naszych najemców, ale również osób pracujących w najbliższej okolicy kompleksu. Wszyscy chwalą świeżość, różnorodność, a także smak oferowanych posiłków.”